Un cuadrante m√°gico para definir prioridades

Productividad &bienestar personal

Tenemos un determinado tiempo, energía y recursos para hacer las cosas de todos los días. Estamos limitados de varios modos y esto nos exige desarrollar una de las habilidades más difíciles, pero también más estratégicas que podemos tener: saber priorizar. Priorizar significa darle jerarquías diferentes a las cosas que queremos o tenemos que hacer, es decidir cómo usaremos nuestro tiempo, foco y energía para alcanzar nuestros objetivos.

Aunque parezca un trabalenguas, para empezar hay que priorizar priorizar. Si no invertimos tiempo en entender por qu√©, para qui√©n y para qu√© hacemos las cosas, nos encontraremos muchas veces respondiendo a exigencias y urgencias ajenas, que no siempre nos acercan a tachar nuestros pendientes, o peor, nos alejan de nuestras metas. En el mundo de las escuelas de management y liderazgo se usan mucho los cuadrantes de prioridades, que lo que buscan es darnos claridad sobre qu√© implica para nosotros realizar cada tarea. Lo que m√°s me sirve para pensar en todo lo que tengo que hacer es dividir las tareas seg√ļn su impacto en lo que quiero lograr y en el esfuerzo que me requerir√°n. Este cuadrante se puede usar para objetivos del trabajo, pero tambi√©n para objetivos personales. Identificar las tareas de alto y bajo impacto y las de alto esfuerzo y bajo esfuerzo nos dar√° mucha informaci√≥n.

En las empresas, a la hora de planificar y priorizar se preguntan si los esfuerzos responden a la misi√≥n y objetivos de estas, y nosotros podemos hacernos la misma pregunta ¬ŅC√≥mo nos ayuda esta tarea o actitud a lograr nuestra misi√≥n u objetivos? Y a partir de la respuesta a esto, darle m√°s o menos importancia. Claro que para llegar a esto debemos tener claro qu√© queremos lograr, cu√°l es la meta general y qu√© objetivos la forman para hacer actividades (o no) con ese norte en la cabeza.

Solo necesit√°s una hoja en blanco y una lapicera. Divid√≠ la hoja en cuatro de modo que te quedar√°n 4 cuadrantes. La l√≠nea del centro vertical es la de Impacto (arriba va el “alto impacto” y abajo “bajo impacto”) la l√≠nea horizontal que la cruza es la de esfuerzo (a tu izquierda va “bajo esfuerzo” y a tu derecha “alto esfuerzo”)

El primer cuadrante es el de actividades de alto impacto que requieren bajo esfuerzo y es ideal tener muchas de estas y empezar con ellas hoy mismo. Aqu√≠ van las tareas no tan complejas que al hacerlas nos simplifican o mejoran mucho la vida o el trabajo diario. ¬ŅEjemplos? Colocar el telepeaje si us√°s todos los d√≠as la autopista, pasarte a home banking en vez de hacer la cola para pagar en el banco, agradecerle algo todos los d√≠as a alguien de tu equipo, ponerle WD40 a esa puerta que hace ruido hace tres meses y que te molesta a cada minuto. Con peque√Īos movimientos generamos un impacto muy positivo en c√≥mo percibimos la calidad del tiempo que usamos.

El segundo cuadrante de alto impacto es muy importante, es el estrat√©gico, el que nos ayuda a construir para el mediano y largo plazo, pero que requiere un alto esfuerzo de parte nuestra. Para alguno puede ser animarse a pedir un reconocimiento en el trabajo, para otros quiz√°s sea estudiar varias horas al d√≠a o entrenarse en alguna actividad f√≠sica todos los d√≠as de la semana. Puede ser encarar un problema en el trabajo o una conversaci√≥n en la familia, para todos puede ser diferente, pero lo que tiene en com√ļn es que requiere de nuestro m√°ximo esfuerzo, pero que generar√° un alto impacto en eso que queremos.

Luego vienen los dos otros cuadrantes, que paradójicamente son los que se llevan buena parte de nuestro día y en muchos casos nos alejan de alcanzar nuestros objetivos. El cuadrante a evitar es el de tareas o pensamientos que generan un bajo impacto y bajo esfuerzo. Acá entra la burocracia o la queja por la queja en sí, las pérdidas de tiempo. De esta cuadrante estoy intentando sacar el tiempo de uso de Instagram y la queja por las condiciones de un proyecto del que me quejo con cualquiera menos con el que me tengo que quejar. Y finalmente está el cuadrante de alto esfuerzo y bajo impacto. Si requiere mucha energía y no tiene mucho impacto quizás puedas pedir ayuda, tercerizarlo o buscar a quién sepa hacerlo mejor.

No es f√°cil poner nuestras tareas adentro de esta cuadrante de prioridades. Te va a dar mucho trabajo y vas a encontrar muchas contradicciones entre lo que hac√©s y en el impacto que eso tiene en lo quer√©s lograr, pero el solo hecho de volcarlo te va a ayudar a priorizar mejor. Una buena meta ser√≠a, en estos tres meses que quedan del a√Īo, preguntarte qu√© puedo evitar y corregir de los cuadrantes de abajo para pasar m√°s tiempo en los cuadrantes de arriba. Son 90 d√≠as para probarlo, ¬ŅPreparados? ¬ŅListos? ¬°Ya!.

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